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la ged avec scanged.com, les solutions pour la réussite de vos projets en gestion électronique des documents ... la ged avec scanged.com, les solutions pour la réussite de vos projets en gestion électronique des documents ...
:: LOGICIEL SCANFILE VERSION 8
Logiciel GED, Scanfile Version 8
:: LOGICIEL SCANFILE SBE
Logiciel GED, Scanfile Version SBE, monoposte
:: LOGICIEL FILEDIRECTOR

Solution Logiciel GED Trois Tiers, Filedirector
 
En dépit d'une utilisation massive des e-mails et autres supports de communication via internet, la grande majorité des échanges de documents dans et hors de l'entreprise, s'effectue encore sous la forme de papier. Et ce sont autant de formulaires, de factures, de bons de commande et autres mémos qui continuent de s'amonceler chaque jour dans les divers services de l'entreprise. La dématérialisation totale des documents de travail n'est certes pas pour demain mais il faut un début à tout, l'enjeu est important car économique et écologique dans une certaine mesure.La Gestion Electronique des Documents prend lentement mais sûrement ses marques au sein des entreprises du secteur tertiaire, grandes consommatrices de papier, ai sein des Administrations et de façon globale dans toutes structures en quête d'économie quant à l'utilisation du support papier ainsi qu'au besoin d'accès rapide, simple à l'information. Grâce à la GED la diffusion de l'information devient plus simple.
 
La GED peut être intégrée au sein de tout ou partie des départements de l'entreprise. On distingue plusieurs types de GED destinée à différents usages. La GED administrative qui permet de numériser puis de classer les documents administratifs (factures, fiches techniques, formulaires, devis...). Ces fichiers numérisés pouvant être ensuite mis en utilisation / consultation libre via le réseau interne de l'entreprise. La GED bureautique regroupe l'offre de progiciels de travail collaboratif permettant d'échanger des documents, de les lire dans leur format d'origine (Word, Excel Powerpoint, Outlook...) voire de les modifier depuis n'importe quel poste de travail. La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers (texte, image, sons...) selon des critères définis par et pour l'entreprise. Ce mode de gestion suppose généralement de mettre en place de puissants moteurs de recherche (plein texte, multi-critères, index, thèmes...) afin que chaque fonction de l'entreprise puisse exploiter efficacement les multiples ressources mises à leur disposition (modèles de lettre, mémo, factures clients/fournisseurs, formulaires...).
 
La numérisation des documents est le préalable à toute mise en route de GED. Cette opération peut vite se révéler fastidieuse dans les services ayant massivement recours au papier (administratif, achat, comptabilité, SAV...). Pour le traitement de volumes importants de documentation papier, l'entreprise a tout intérêt à se reposer sur une solution de LAD (Lecture Automatique de Documents) qui lui permettra d'automatiser les processus de numérisation, de traitement et de classement des documents papier. Nos outils ( Scanfile et FileDirector ) permettent de mettre en oeuvre ceci. Cependant, ces outils ne font malheureusement pas tout le travail, l'envestissement humain reste encore incontournable pour assumer les actions manuelles. A l'issue de la phase de numérisation, l'entreprise veillera à réorganiser les habitudes de travail, et à redéfinir une charte graphique de la documentation afin que les atouts de la GED puissent profiter au plus grand nombre. Là nous proposons des formations ciblées pour sensibiliser le personnel à la manipulation des données archivées.
 

Avec la GED, la consultation des documents s'effectue selon des procédures communes à tous les utilisateurs. Les documents peuvent être créés, modifiés, visualisés, téléchargés, transmis, dupliqués depuis n'importe quel poste de travail de l'entreprise ou via l'extranet de la société d'archivage sous-traitante. Bien évidemment, des espaces plus confidentiels avec accès restreint et sécurisé pourront être mis en place pour les fichiers considérés comme sensibles. La GED permet aussi et surtout de procéder à la sauvegarde périodique de l'ensemble de la documentation de l'entreprise. Cette sauvegarde peut être effectuée au sein du réseau de l'entreprise ou via un prestataire extérieur.

Nous disposons d'une large gamme de produits et outils permettant d'assurer efficacement la Sauvegarde des données en fonction des exigences exprimées par le client ou sur préconisation de scanged.com en fonction du secteur d'activité ou des contraintes budgétaires prévues pour le projet.

 

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