Quelle que soit la taille de l’entreprise, la mise en œuvre d'une solution de gestion documentaire apportera une multitude d'avantages, notamment un avantage concurrentiel entre autres. La GED vous aide à améliorer votre entreprise, en vous permettant d’offrir aux clients un niveau de service supérieur, tout en réduisant les coûts et en augmentant la productivité.

Réduction des Coûts directs et indirects liés à l'exploitation des documents
Amélioration de la Productivité
Satisfaction des clients et du personnel grâce à l'accès rapide et facile à l'information
Réduction de l'espace de Stockage
Réduction de la perte de documents
Reproduction rapide des documents
Sécurisation des données sensibles
Meilleures prise en charge des dispositions légales ...

Les avantages de la mise en œuvre d'une solution de gestion documentaire sont nombreux, dont certains se produiront immédiatement et d'autres de plus en plus apparente au cours du temps.

• Réduction des coûts de production de documents
• Diminution voir disparition de la duplication de données
• Facilité de réutilisation des données, ce qui conduit à la réduction des coûts et de temps pour la production de documents, la réorientation et de la distribution
• Elargir et de faciliter l'accès aux documents pour accroître la productivité
• Augmentation de l'intégrité des données
• Meilleure qualité des documents numérisés car ils ne subissent pas le vieillissement du papier
• etc ...

Ceux-ci se traduisent par une importante réduction des coûts et l'accroissement de la productivité:

• Réduction du coût de l'espace de stockage requis par le papier. Avec l'augmentation constante du coût des locaux commerciaux, cela peut représenter une économie non négligeable.
• Réduction des coûts en photocopie, en télécopie et de courrier car les documents sont accessibles électroniquement
• Réduction du temps et l'argent dépensé pour la recherche des documents et à recréer les documents perdus ...

• Le support informatique peut contenir des informations qu'une salle d'archives n'aurait pas pu contenir et à moindre coût.
• L'information devient facilement transportable
• En cas de nécessitié de rematérialiser l'information, on peut choisir un support de meilleure qualité que l'archives d'origine ( Exemple de livres et manuels anciens ... )
• Un meilleur contrôle de la sécurité, de surveillance et de circulation de l'information
• Amélioration du service à la clientèle et la satisfaction en raison de l'augmentation des temps de réponse, en permettant à votre personnel de se concentrer sur leurs activités principales => Accès rapide à l’information
• Réduction du risque de renseignements inexacts
• Amélioration des flux de trésorerie ...

Respect des lois et des règlements est un problème majeur.

• Réduction des ressources financières, légales ou réglementaires des risques qui peuvent être causés si l'information est perdu, endommagé ou mal utilisé
• Conformité aux exigences juridiques, réglementaires et de la protection des données pour la conservation et l'élimination des documents numériques par l'intermédiaire d'évaluation et de contrôle
• Amélioration de la sécurité de l'information par le biais du système de contrôle d'accès
• Maintien des pistes de vérification de preuve des décisions, les activités et opérations en améliorant la façon dont l'information est captée, organisé et maintenu.
• etc ...

La législation en matière de dématérialisation doit être suivie sous deux angles, d'une part Mondial et d'autre part Nationale. En effet il appartient à chaque distributeur de se renseigner dans son pays afin de savoir comment appliquer la loi en vigueur appliquée aux archives éléctroniques tant sur le plan Conservation dans le temps en fonction de la nature des documents et leur valeur probante.